Assistant de direction des ressources humaines H/F
Missions (objectif principal du poste)
– Accueil physique et orientation des personnes (agents, usagers)
– Définition/adaptation et utilisation un plan de classement et d’archivage
– Elaboration, adaptation et optimisation le planning de rendez-vous
– Identification les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
– Organisation des réunions, des commissions, des instances
– Rédaction et mise en forme des notes, des documents, des courriers
– Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou messages électroniques
– Reproduction et diffusion des documents spécifiques au service
– Traitement et suivi des courriers, dossiers
Activités (liste des activités et tâches afférentes au poste)
– Organiser, assurer le secrétariat et préparer les dossiers du CSE
– Lancement de grève et répondre à l’enquête sur le recensement des grévistes à l’ARS
– Référente grève en cas de réunion spécifique à ce sujet
– Organisation de la cérémonie des médailles
– Gestion des appels téléphoniques
– Ouverture/Distribution du courrier
– Rédaction de divers documents, courriers
– Aide à la préparation des dossiers et courriers pour les entretiens disciplinaires
– Prise de rendez-vous pour les consultations des dossiers administratifs
– Gestion des ordres de missions de tous les agents du CHB
– Rédaction des courriers pour les réponses des commissions crèche
– Organisation des enquêtes administratives (planification des entretiens)
– Réalisation des commandes de fournitures pour le service
– Gestion des demandes de départ sur les lieux de villégiatures pour les agents en arrêt maladie
– Gestion des demandes de contrôles médicaux
– Gestion des inscriptions à la salle de sport
– Gestion et organisation des actions QVT avec les partenaires.
Les savoirs faire (maîtrise de méthodes et d’outils dont l’utilisation est nécessaire pour la bonne tenue du poste)
Gestion des priorités et des échéances
Rédaction des comptes rendus
Savoir utiliser les outils du SIRH (Agirh)
Maitrise des logiciels de bureautique (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, Zoom)
Les savoirs être (attitudes et comportements des personnes au travail)
Discrétion et secret professionnel
Dynamique
Organisé
A l’écoute
Disponible
Rigoureux
Loyauté
Avoir de bonnes aptitudes sur le plan relationnel
Travailler en équipe
Les niveaux requis
Formation initiale
– Diplôme / école : Bac + 2 (BTS Assistante de direction souhaité)
– Connaissances générales requises : pas de prérequis
Horaires
– Durée moyenne hebdomadaire de référence : 35 heures
– Nature des horaires : fixe
– Détail des horaires : 9h 17h00
– Amplitude horaire : 8h00
– Repos hebdomadaires : fixe
– Astreintes et/ou permanences : non